Przedsiębiorcy protestują przeciwko obowiązkowi przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. Chcą ją archiwizować w formie elektronicznej.
Ustawa z 18 grudnia 2002r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 241, poz.2074) nałożyła obowiązek przechowywania tego rodzaju dokumentacji przez 50 lat w odpowiednich warunkach. Takie rozwiązanie powoduje, że pracownicy nie mają żadnych powodów do niepokoju w razie upadłości czy likwidacji firmy.
Zasady przechowywania dokumentacji zostały uściślone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy ( Dz. U. nr 62. Poz. 286. z późn. zm.)
Pomysłodawcą skrócenia okresu przechowywania dokumentacji do 5 lat jest PKPP Lewiatan. Projekt w tej sprawie wciąż czeka na przekazanie rządowi i posłom. Ci jak na razie skrócili tylko czas przechowywania dokumentacji przekazywanej przez firmy do ZUS. Od nowego roku będą musieli ją archiwizować przez 5 lat, a nie jak obecnie przez 10 lat.
Propozycję pracodawców dotyczącą przechowywania dokumentów pracowniczych krytykują związkowcy. Ich zdaniem może to doprowadzić do sytuacji, że wiele osób otrzyma niższe emerytury, niż to wynika z wysokości odprowadzonych do ZUS składek.
Zawsze powinna być możliwość otrzymania kopii świadectwa pracy, ponieważ dokument wydany pracownikowi może ulec zniszczeniu, np. podczas pożaru czy powodzi.
Propozycję pracodawców krytykują również archiwiści. Zwracają uwagę, że w przeszłości pracodawcy niszczyli dokumentację płacową po 12 latach. Firmy przestrzegające tych zasad nieumyślnie doprowadziły do tego, że wielu zatrudnionych przez nich pracowników otrzymuje zaniżone emerytury.
Na ten moment nie wiemy, jakie będą zasady ustalania wysokości emerytury za 20 – 30 lat. Może się okazać, że w obecnie wystawionych świadectwach pracy zabraknie informacji istotnych w przyszłości – mówi Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Zwraca także uwagę na to , że przedsiębiorcy lansując, tezę o elektronicznym przechowywaniu dokumentów, nie biorą pod uwagę postępu technologicznego.
Przechowywanie dokumentów na nośnikach elektronicznych jest bardzo drogie, ponieważ każdy taki dokument musi być co kilka lat sprawdzany, czy nie zawiera błędów lub czy nie uległ uszkodzeniu. Jeżeli zachodzi potrzeba przegrania dokumentu z dyskietki na płytę DVD i nastąpi uszkodzenie płyty nie ma możliwości naprawienia błędu. Z tego też powodu 32 archiwa państwowe na terenie całego kraju przechowują dokumentację pracowniczą z 5454 firm, zakładów pracy, instytucji w formie papierowej. W sumie jest to około 40 km bieżących. Oprócz tego w 225 prywatnych archiwach, zarejestrowanych w urzędach marszałkowskich przechowywana jest dokumentacja w formie papierowej.
Koszty z tytułu przechowywania dokumentacji rocznie wynoszą - 25 PLN za jeden metr bieżący.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz